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西安活動策劃公司,如何規避活動公司收費陷阱

時間:2019-07-05

通常企業在舉辦活動時首先考慮的就是找活動公司,畢竟他們策劃同類型的活動比較多,更加專業。但是活動公司品質良莠不齊,同樣的活動去咨詢不同的活動公司,給出的報價天差地別,客戶是外行,也不懂里面的門道。如果再不清楚一些基本的東西,很有可能掉入活動公司提前挖好的收費陷阱,花不少冤枉錢。接下來西安活動策劃公司——尚菲文化將教大家怎樣在活動中省去不必要的開支,花小錢辦大事。
首先甲方自己要先弄明白本次活動的目的是什么?為什么要策劃這個活動?心理預算是多少?想清楚這些問題,才不至于被活動公司牽著鼻子走,被亂收費。
其次要知道活動策劃公司的基本費用組成:現場設備道具費用、人員費用、餐費以及禮品費用。現場設備道具主要包括活動現場使用到的道具展板、背板舞臺、燈光音響等;人員包括主持人、禮儀保安、參加活動的嘉賓以及音響師燈光師攝影師等;禮品比如伴手禮、活動獎品等。如果活動和活動公司相距較遠,還得加上運輸費和人員食宿交通費用。還有稅費也是要考慮進去的。
下面小編來細說一下如何巧妙避開活動公司挖好的收費陷阱。
1、砍掉不必要的費用
并不是活動公司給出的所有物料、人員都需要,客戶可以根據自己的活動需要進行篩減,只保留必須存在的就可以了。像保安、禮儀、主持人、攝影攝像等人員都可以根據實際需求進行刪減。
2、細化費用構成
西安活動策劃公司建議讓活動公司細化物料清單,具體到數量、單價、設備、物料名稱,像是噴繪布之類的物料,甚至要細化到幾號布,單價,尺寸,單面或雙面,數量等。人員方面需讓活動公司列出演員出演一天活動的單價,樂隊的話須知對方是外籍歌手還是華裔歌手,外籍是歐洲還是其他國家?唱幾首歌?什么歌曲?難度不同收費標準也不同。同時如果活動持續好幾天,一般而言第一天最重要,其他幾天的一部分費用就可以減掉了。總之,費用清單越細,越方便客戶和活動公司砍價。
3、禮品采購
這一塊水分很大,建議由客戶自己購買,自己包裝,可以節省一大筆費用。
4、餐品
如果只是小活動的話,可以自己聯系一家差不多的酒店或者找個轟趴館解決吃飯問題,或者選一個空曠場地進行燒烤也不錯。
另外,甲方還可以提前做好以下工作,不讓自己掉入活動公司的陷阱:
(1)找口碑好的策劃公司
如果可以,可以通過行業朋友、同事介紹找到策劃公司。一般口碑好的策劃公司,都會比較珍惜自己在行業內的名聲,收費也相對比較合理。如果找不到,可以在網上找一些做過大型活動策劃的團隊,一定是口碑好、信譽度高、證件資質齊全的正規公司。
而且,要問清楚整個活動流程、策劃的標準、活動規格以及相關費用預算等問題,尤其是活動執行流程不能忽視。甲方要咨詢清楚活動公司哪些項目收費?哪些項目免費?并且要在協議書當中明確好對整個活動策劃費用方面的詳細約定以及活動策劃后期臨時增加產生費用的相關說明,避免活動公司后期巧立名目二次收費。
(2)多方服務、價格對比
除了可以通過行業、同事、朋友介紹的比較靠譜的策劃公司之外,同時還可以多找幾家策劃公司來出稿比價,找出最合適自己的服務和價格。
(3)甲方最好自己知道并了解策劃相關的工作內容
如果條件允許的話,甲方對于活動策劃還是要有一定的了解,畢竟活動公司對于外行人坑的更厲害。建議甲方平時多了解活動策劃相關的內容、服務以及行業報價,提前做到心中有數。自己專業,活動策劃公司也不敢輕易忽悠。
(4)提前預定
在實際工作中,很多活動公司都會違反之前的商議結果,出現將大廳改成小廳,或者未經活動主辦方同意將活動執行對外轉包,現場實際環境搭建效果與效果圖呈現不一致等情況。因此甲方一定要提前與活動策劃公司確定好場地等相關布置、設施等費用,布置過程中是否會產生其他額外費用,在與活動策劃公司簽訂協議時,也一定要明確表明活動場地的請款以及布置情況。
(5)留存好相關書面協議、發票等
這一點很重要,以免日后有什么事情說不清。
總之,活動公司的套路很多,一不小心便會掉入陷阱,甲方一定要留個心眼,將一切問題事先問清楚,細化各項費用,留下溝通的文字證據,免得日后發生糾紛。
西安活動策劃公司——西安尚菲慶典禮儀服務有限公司匯集了專業的服務團隊、優秀的設計精英,為各類客戶制作彰顯各自企業特色及內涵的活動策劃方案,成為客戶可信賴的活動策劃公司。 

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